ERP

ERP adalah  suatu proses perencanaan yang terintegrasi dalam suatu organisasi, yang bersifat lintas fungsional, terdiri atas berbagai fitur dengan tujuan agar dapat merencanakan dan mengelola sumber daya organisasi dengan lebih efisien dan dapat merespon kebutuhan pelanggan dengan lebih baik.

Penerapan sistem informasi pada dunia bisnis oleh banyak pelaku diyakini dapat dapat meningkatkan daya saing melalui nilai tambah pada produk dan layanan yang dihasilkannya.  Hal ini menjadi semakin terasa penting manakala system perdagangan menjadi semakin meng global dan cenderung bebas, sehingga setiap perusahaan harus dapat  menghasilkan produk dan layanan yang lebih baik dan lebih murah.

ERP diyakini banyak pihak sebagai jawaban terhadap tantangan dalam persaingan di dunia bisnis semakin kompleks dimana perusahaan-perusahaan mencoba untuk meningkatkan jumlah konsumennya dengan melakukan pelayanan yang cepat dan biaya yang murah dibandingkan dengan kompetitornya. Sebagai suatu jawaban, ERP mewujudkan kesuksesan sebuah perusahaan dengan cara mengintegrasikan sistem informasi, peningkatan efisiensi dari sistem informasi untuk menghasilkan manajemen yang lebih efisien dalam business procesnya. Ketika perusahaan menjadi lebih efisien akan maka daya saing perusahaanpun menjadi semakin meningkat.

Jadi peran ERP adalah men-sinergikan semua bagian tersebut sehingga Sumber Daya perusahaan lebih terencana, dengan mengintegrasikan seluruh data yang dimiliki divisi-divisi perushaan agar dapat dengan mudah di organisasi dan dikontrol alurnya. ERP menstandarkan bentuk informasi melalui keseragaman laporan serta menstandarkan seluruh proses operasi perusahaa sehingga terjadi peningkatan produktivitas dan effesiensi perusahaan.

Syarat terpenting dari sistem ERP adalah Integrasi

· Integrasi yang dimaksud adalah menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi.

· Database yang ada dapat mengijinkan setiap departemen dalam perusahaan untuk menyimpan dan mengambil informasi secara real-time.

·   Informasi tersebut harus dapat dipercaya, dapat diakses dan mudah disebarluaskan.

· Rancangan perangkat lunak modular harus berarti bahwa sebuah bisnis dapat memilih modul-modul yang diperlukan, dikombinasikan dan disesuaikan dari vendor yang berbeda, dan dapat menambahkan modul baru untuk meningkatkan unjuk kerja bisnis

ERP Sebagai Solusi

· Planing : sistem ERP menghasilkan informasi dari data masukan untuk membuatperencanaan aktivitas antar departemen agar sumber daya dikelola dan dialokasikan secara efisien dan efek seperti perencanaan pembelian, produksi dan cash flow, penjualan dan perencanaan biaya.

· Organizing : struktur organisasi menjadi ramping, pembagian kerja yang tepat dengan sistem yang terintegrasi untuk seluruh fungsi baik fungsi penjualan, pembelian, profuksi dan keuangan sehingga dapat menghilangkan pekerjaan rangkap dan menggunakan standarisasi data untuk seluruh departemen.

 Controling : seluruh proses bisnis dapat dikendalikan dengan menggabungkan seluruh aktivitas masing-masing departemen dalam satu sistem yang terintegrasi, sehingga dapat dihindari kebocoran, pemborosan, penyalahgunaan sumber daya yang tidak tepat.

· Actuating : seluruh aktivitas dilakukan sesuai dengan prosedur misalnya fungsi pembelian harus melalui perhitungan perencanaan kebutuhan barang/material requirement planning (MRP), oder pembelian, penerimaan barang dan pengakuan hutang. Jadi, seluruh aktivitas dapat berjalan dengan efisien dan efektif

Implementasi ERP pada perusahaan di Indonesia yang mempunyai harapan

untuk mempercepat proses bisnis, meningkatkan efisiensi, dan meraup pendapatan yang lebih besar. Namun, pada saat implementasi banyak faktor yang dapat menggagalkan implementasi dan merupakan masalah yang dihadapi antara lain :

1.     Manajemen tidak menyediakan proyek tim yang terbaik pada proyek implementasi menyangkut kompetensi anggota tim, kredibilitas dan kreativitas tim proyek, kepemimpinan tim yang efektif, komitmen tim, tanggung jawab tim, jumlah tim yang memadai, tanggungjawab yang tumpang tindih pada tim, pendekatan kerja yang kurang jelas, tujuan yang tidak dipahami oleh tim proyek.

2.     Manajemen tidak mampu membedakan bahwa e-business bukanlah sekedar investasi teknologi informasi melainkan perbaikan proses bisnis atau peningkatan bisnis dengan didukung teknologi informasi. Akibatnya nilai investasi e-business yang ditanamkan tak bisa kembali, karena banyak pimpinan perusahaan yang memiliki pengertian bahwa e-business adalah sekedar investasi teknologi informasi, bukan investasi bisnis yang didukung teknologi informasi.

Implementasi sistem informasi yang berbasis ERP.

Layak sebuah sistem informasi, sebagai sebuah proses implementasi ERP dapat dibagi menjadi tiga fase. Yaitu fase inisiasi, pelaksanaan dan penyelesaian proses. Namun secara lebih mendetail, fase-fase ini dibagi menjadi fase insiasi, fase evaluasi, fase negosiasi dan persetujuan, fase modifikasi, fase penyelesaian, dan fase eksploitasi.

Inisiasi : Berupa rencana strategis atau juga dari beberapa kejadian yang muncul di perusahaan misalnya adanya tawaran dari vendor, pergerakan dari kompetitior, pergerakan industri, peningkatan kualitas proyek, perubahan pada peraturan dan hukum atau pemanfaatan anggaran teknologi informasi yang lebih baik

Pelaksanaan : Setelah perusahaan menentukan paket software yang akan digunakan dan dikostumisasi, berikutnya melakukan konstruksi. Untuk pendekatan kesatuan paket, program sudah dirancang dan diterapkan per modul, misalnya fungsi-fungsi pembelian, inventory, pembayaran dan sebagainya.

Penyelesaian : Jika semua berjalan lancar, konsumen akan melunasi pembayaran (tergantung kontrak). Dan juga tahapan ini perusahaan biasanya mendapatkan pelajaran dan pengalaman atas

segala kejadian selama proyek implementasi, termasuk evaluasi keberhasilan dan kegagalan dan peluang implementasi selanjutnya.

Secara umum, modul yang tersedia dalam software ERP terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya Manusia:

1.Modul Operasi, terdiri dari :

General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management.

2.Modul Financial & Akuntansi, terdiri dari :

General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling.

3.Modul Sumber Daya Manusia, terdiri dari :

Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management.

Beberapa tips yang dapat diadopsi dalam rangka implementasi ERP di suatu perusahaan/organisasi, yaitu :

1.Knowledge & Experience

Knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancar. Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan. Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan. Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup.

2. Selection Methodology

Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP. Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple. Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP. Berikut ini adalah akivitas yg sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan software ERP: analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia, analisa infrastruktur dan analisa software.

3. Analisa Business Strategy

Mencakup beberapa hal seperti :

·   Level kompetisi di pasar dan ekspektasi pelanggan

·   Keunggulan komparatif yang dimiliki perusahaan

·   Strategi bisnis dan objective perusahaan

·  Proses bisnis eksis dan rencana perubahan proses bisnis

·  Prioritas bisnis dan prioritas objective perusahaan

·  Target bisnis

4.  Analisa People

Mencakup beberapa hal, seperti :

·   Komitment manajemen dalam implementasi ERP.

·   Unit atau orang yang terlibat dalam implementasi ERP

·   Komitment orang yang terlibat dalam tim implementasi ERP

·   Harapan dan kebutuhan end user dari implementasi ERP

·   Penghragaan manajemen terhadap kesuksesan implementasi ERP

·  Keterlibatan konsultan dalam implementasi ERP dari awal hingga akhir.

5.  Analisa Infrastruktur

Mencakup beberapa hal, seperti :

·  Kelengkapan infrastruktur (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)

·   Ketersediaan anggaran dalam penyediaan infrastruktur.

·  Kebutuhan infrastruktur untuk implementasi ERP

6.  Analisa Software

Mencakup beberapa hal, seperti :

·  Fleksibilitas software ERP terhadap kondisi perusahaan.

·  Daya dukung service dari vendor

·  Analisa kebutuhan waktu

Kelebihan Dari ERP :

·  Integrasi antara area fungsional yangberbeda untuk meyakinkan komunikasi,produktifitas dan efisiensi yang tepat.

·  Rancangan Perekayasaan.

· Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment.

· Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang kompleks.

·  Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan pembelian, penerimaan inventori, dan pembiayaan.

·  Akuntasi untuk keseluruhan tugas: melacak pemasukan, biaya dan keuntungan pada level inti.

·  Akses informasi yang dapat dipercaya, hal ini dikarenakan DBMS konsistensi dan akurasi dari data yang diinput dan juga hasil report yang akan dibuatkan.

· Menghidari redudansi dari pemasukkan data dan operasi, hal ini dikarenakan modul-modul yang mengakses data yang sama dari data base yang terpusat sehingga menghindari pemasukkan data yang berkali kali.

· Mengurangi jeda waktu penampilan informasi dan laporan, yaitu meminimalisasi prose penarikan dan penampilan data. dengan sekali klik saja laporan dapat ditampilkan tanpa harus mencari cari sumber data dan memanipulasi lagi.

· Pengurangan Biaya, hal ini dikarenakan adanya penghematan waktu peningkatan kontrol dan DSS dengan analisa yang  berskala enterprise.

· Peningkatan skalabilitas, hal ini dikarenakan ERP memiliki desain yang tersetruktur dan modular.

·  Memiliki akses ke dunia luar, yaitu modul CRM dan EDI (Electrinic Data Interchange).

·  e-commerce dan e-business, yaitu membuka akses ke internet dan kultur kerjasama.

Kelemahan dari ERP :

·  Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP.

·  Sistem ERP sangat mahal, hal ini dikarenakan biaya bervariasi dari ribuan dollar samapai denganjutaan dollar. hal ini dikarenakan biaya untuk prosess re engineering sangat tinggi.

· Perekayasaan kembali proses bisnis untuk  menyesuaikan dengan standar industri yang telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif.

· ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi.

·  Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan.

· Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya : pelanggan, data keuangan. Hal ini dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi sensitif, jika terdapat pembobolan sistem keamanan.

· Ketergantungan pada satu vendor tertentu, hal ini dikarenakan sistem ERP yang telah diimplementasikan memerlukan support yang lama dari vendor yang menginstall.

·  Kompleksitas, System ERP biasanya terlalu banyak fitur dan terlalu kompleks untuk digunakan oleh end user.